تقسیم بندی ادارات سازمان ثبت اسناد و املاک
1- امور املاک
ثبت ملک در دفتر املاک اداره ثبت اسناد و املاک صورت می پذیرد و آثاری دارد که در قانون ثبت و سایر قوانین ذکر شده است. دفتر املاک که یکی از دفاتر قانونی است به دلیل اهمیتی که دارد و زمانی که ملکی تقاضای ثبت شد نهایتا مراحل قانونی باید در دفتر املاک به ثبت برسد و رونوشت این دفتر املاک سند مالکیتی است که در دست مالک است و آنان چنان نقشی دارد که حتی از حکم دادگاه هم بالاتر است.
2- امور اسناد
اداره امور اسناد با وظایف زیر مواجه است:
الف- رسیدگی به استعلامات و پاسخ به سوالات در مورد ثبت کلیه عقود و معاملات و قراردادها و سایر روابط مالی افراد با یکدیگر در دفاتر اسناد رسمی و همچنین پاسخ استعلامات ادارات کل ثبت استانها در مواردی که به یکی از جهات قانونی اشکال در اجرای اسناد حاصل شده باشد.
ب) رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به دیگر عملیات های نظارت در مورد پرونده های اجرایی و ثبتی.
ج) صدور دستور اجراء آرا و همچنین نظریات مشورتی شورای عالی ثبت در مورد اسناد به واحدهای ذیربط.
د) مکاتبات با دادگاه های انقلاب در مورد اشکالات و ابهامات موجود در احکام آنها در رابطه با رفع تشابه اسمی افراد و رفع ممنوعیت آنها و صدور بخش نامه راجع به مصادره اموال و ممنوعیت معامله محکومین دادگاه های انقلاب و سایر مراجع ذیصلاح قضایی.
ه) صدور بخش نامه راجع به محجورین و ورشکستگان بر اساس احکام مراجع قضایی.
3- اداره ثبت شرکت ها و علائم تجارتی و اختراعات
اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی، از جنبه ثبت شرکت ها نقش مهمی در هویت بخشی به نهادهای اقتصادی و ایجاد امنیت اقتصادی و جذب پایدار ساختن سرمایه های سرگردان و از جنبه مالکیت صنعتی نیز به لحاظ تاثیر شگرف مقولات مالکیت فکری همچون اقتصادی کردن اختراعات، طرح های صنعتی و علائم تجاری و حمایت حقوقی از تجار و بازرگانی و … برعهده دارد.
این بخش دارای دو اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری و اداره مالکیت صنعتی است و به طور خلاصه وظایف آن عبارتند از:
الف) ثبت شرکت های تجارتی و موسسات غیرتجارتی ایرانی حوزه تهران و تغییرات بعدی آن.
ب) ثبت دفتر تجارتی و غیرتجارتی حوزه
ج) پلمپ دفاتر تجارتی و غیرتجارتی
د) ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت های خارجی در ایران و تغییرات بعدی آن
ه) ثبت موسسات خارجی در ایران.
و) تعیین نام شرکت های خارجی و موسسات غیرتجارتی در شرف ثبت سراسر کشور.
ز) قبول یا رد اظهارنامه های تسلیمی علائم تجاری و اختراعات.
ح) ثبت کلیه تغییرات و تجدید ثبت در علائم تجاری.
اجرای اسناد رسمی
مفاد اسناد رسمی را می توان بدون مراجعه به دادگاه و از طریق اداره های ثبت به اجرا در آورد. چنانچه اشاره شد این امتیاز بزرگ به صورت استثنایی به برخی از اسناد عادی مثل چک هم داده شده است . به همین دلیل یکی از راههای وصول چک، مراجعه به اداره های ثبت است. از جمله اختیارات دایره اجرای ثبت، تهیه اگهی و انجام تشریفات مزایده و حراج اموال منقول و غیرمنقول ، صدور بازداشتنامه شخص ثالث اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی، صدور دستور ممنوعیت خروج بدهکاران از کشور به اداره گذرنامه و پاسخگویی به مکاتبات کلیه وزارتخانه ها و سازمان های دولتی و نیز دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق در مورد فک اسناد تنظیمی که منجر به صدور اجراییه گردیده ؛ می باشد.
شرایط صدور اسناد رسمی
براساس ماده 1208 قانون مدنی اسناد در سه گروه تصمیم می شوند:
1) اسنادی که در دفاتر اسناد تنظیم می شوند مثل سند مالکیت.
2) اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ازدواج و طلاق تنظیم می شوند مانند سند نکاح و طلاق
3) اسنادی که در سایر ادارات تنظیم می شوند مثلا مانند گذرنامه که توسط نیروی انتظامی صادر می شود.
بنابر این از نظر قانونی سند رسمی، سندی است که در اداره ثبت اسناد و املاک ، دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی دولت در حدود صلاحیت آنها و برطبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، و سایر اسناد عادی محسوب می شود.
منظور از طلاحیت یعنی سند در چارچوب اختیاراتی که از طرف قانون به مامور محول می شود، صادر شده باشد. به طور مثال سردفتر اسناد رسمی صلاحیت صدور گذرنامه یا گواهینامه رانندگی ندارد و بالعکس مامور اداره گذرنامه یا اداره راهنمایی و رانندگی حق تنظیم اسناد رسمی یا تنظیم شناسنامه، گرچه مامور رسمی دولت تلقی شوند.
بهعلاوه از لحاظ قلمرو و اختیارات، سر دفتران ازدواج و طلاق گرچه مامور ثبت اسناد به حساب میآیند، اما فقط حق صدور دفترچه سند نکاحیه را دارند. در غیر این صورت چنانچه سردفتری اقدام به این کار نماید از این سمت خود منفصل و حق انجام معامله و نکاح و ثبت آن ها را ندارد.
از طرفی دیگر مطابق قانون ثبت، برخی محدودیت هایی از جهت وضعیت حقوقی در ثبت معاملات افرادی که تحت ولایت یا قیمومت آنها هستند، وجود دارد . هم چنین سردفتران رسمی ازدواج و طلاق حق ندارند، معاملات مربوط به اقوام سببی و نسبی خود را تا درجه چهار از طبقه 3 ثبت کنند.
وظایف و اختیارات هیئت نظارت و شورای عالی ثبت
برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک، در مرکز هر استان هیئت نظارت ، مرکب از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او و دو نفراز قضات دادگاه استان به انتخاب رئیس قوه قضاییه تشکیل می شود. برای این هیئت، یک عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف رئیس قوه قضاییه، تعیین خواهد شد. در حال حکاضر با توجه به اینکه عالی ترین دادگاه استان دادگاه تجدیدنظر استان می باشد، قضات منتخب از این مرجع قضایی برگزیده می شوند.
آرائ هیئت نظارت، بر اثر شکایت ذینفع، قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت خواه دبود. لیکن مدیر کل ثبت به منظور ایجاد وحدت رویه، در مواردی که آراء هیئت های نظارت متناقض یا خلاف قانون صادر شده باشد، موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر، به شورای عالی ثبت ارجاع می نماید و در صورتی که رای هیئت نظارت به موقع اجرا گذارده نشده باشد، طبق نظر شورای عالی ثبت، به موقع اجرا گذارده می شود.
شورای عالی ثبت که مرجع تجدیدنظر نسبت به آراء هیئت نظارت شورای عالی ثبت می باشد دارای دو شعبه به شرح زیر است:
1- شعبه مربوط به املاک
2- شعبه مربوط به اسناد. هر یک از شعب مذکور از سه نفر که دو نفر از قضات دیوان عالی کشور به انتخاب ریاست قوه قضاییه و مسئول قسمت املاک در شعبه املاک و مسئول قسمت اسند در شعبه اسناد هستند تشکیل می گردد.
شورای عالی ثبت دومین هیئتی است که با هدف رسیدگی به تجدیدنظر از آراء نظر از آراء هیئت های نظارت و نیز ایجاد وحدت رویه در ثبت تشکیل و محل آن فقط در تهران است.
لیکن آراء تمام هیئت های نظ ارت در سراسر کشور برای تجدیدنظر به همین شورا فرستاده می شود. در صورتی که ذی نفع به رای صادره از سوی شورای عالی ثبت اعتراض داشته باشدف می تواند به دیوان عدالت اداری شکایت کند.
هنگامی که نسبت به ملکی سند مالکیت معارض صادر شود (یعنی ملکی که دارای چند سند است)، به محض اطلاع اداره ثبت اسناد و املاک به کلیه دفاتر اسناد رسمی بخش نامه می شود که نسبت به این ملک سند معارض صادر شده تا از انجام هرگونه معامله خودداری شود.
چنانچه در نوشتار مربوط به اعتبار مبایعه نامه به تفصیل گفته شد، اگر فروشنده ای قبل از انجام معامله با سند عادی با خریدار، ملکی را با سند رسمی به آقای دیگری فروخته باشد که در این حالت چون تاریخ سند رسمی مقدم بر تاریخ سند عادی است دیگر نمی توان معامله را باطل کرد و خریدار آپارتمان با سند عادی (مبایعه نامه) می تواند به عنوان فروش مال غیر از فروشنده شکایت کند و دادگاه در صورت احراز وقوع جرم و سوء نیت علاوه بر صدور حکم به محکومیت وی به حداقل یک سال حبس و جزای نقدی معادل ثمن معامله، او را نیز محکوم به بازپرداخت ثمن معامله به خریدار می کند و در این حالت لازم نیست برای بازپس گیری ثمن معامله دادخواست حقوقی تقدیم شود و یا هزینه دادرسی مطابق آنچه که برای طرح دعاوی مالی در دادگستری مرسوم است، پرداخته گردد. بنابراین اگر معامله غیرمنقولی با سند عادی صورت گیرد چون هم وزن با سند رسمی نیست قابل تعارض به حساب نمی آید. زیرا معامله اول با سند عادل و معامله دوم با سند رسمی صورت پذیرفته و در وواقع یکی از مصادیق جزایی است.
نکته آخر اینکه، اگر در تفکیک آپارتمان و یا ملک اشتباهی پیش بیاید اگر این اشتباه منجر به صدور نسد رسمی یا سند مالکیت شود، رفع اشتباه با هیئت نظارت است ولی اگر منجر به این دو مورد نشود رفع اشتباه با خود اداره ثبت اسناد و املاک است؛ چون هنوز سندی ثبت نشده است.
ابعاد حقوق ثبت
حقوق ثبت یکی از شاخه های مهم حقوق خصوصی به حساب می آید و هدف از آن دادن ضمانت اجراء به کلیه معاملاتی است که بر روی املاک و مستغلات صورت می پذیرد. بنابراین اگر مالکی مال غیر منقول خود را به ثبت نرساند هیچ دفتر اسناد رسمی نمی تواند وی را مالک بشناسد. زیرا در قانون ثبت مراجع قضایی و ادارات دولتی فقط کسي را که ملک به نام او ثبت شده، مالک آن می دانند.
در این ارتباط در قانون ثبت تصریح شده: “همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت.”
بنابراین از این ماده به خوبی می توان استنباط نمود: ۱) ثبت ملک، اثبات کننده مالکیت کسی است که ملک به نام او ثبت شده و یا به او به ارث رسیده یا به طور رسمی به او منتقل گردیده و این انتقال هم در دفتر املاک ثبت شده است و ادارات و مراجع قضایی او را مالک می شناسد. ۲) پس از صدور سند مالکیت و ثبت ملک در دفتر املاک، دیگر تصرف غیر صاحب سند مالکیت در آن ملک دلیل مالکیت محسوب نمی شود و کسی نمی تواند به تصرف مالکانه خود به ضرر صاحب سند مالکیت استناد نماید. ۳) ثبت ملک به نام هر کس، سلب مالکیت از غیر می کند و دیگر از هیچکس در خصوص آن ملک ادعایی پذیرفته نمی شود.
به علاوه آنچه که مسلم است مستفاد از مواد دیگری[۲]، اسناد مربوط به عقود و معاملات راجع به املاک و حقوق مربوط به املاک الزاماً باید در ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی به ثبت برسند و در غیر این صورت در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهند شد.
رویه جاری نیز اختصاص دادن پلاک ثبتی به چنین اسنادی می باشد، بدین گونه که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور هنگام تفکیک زمین های بزرگ آن ها را شماره گذاری می کند. این قطعات به نام “پلاک ثبتی” شناخته می شوند. در اسناد رسمی به این قطعات بزرگ اصطلاحاً پلاک اصلی گفته می شود. زمانی که این قطعات بزرگ بازهم تفکیک شوند، به قطعات کوچک تر پلاک فرعی گفته می شود. پلاک اصلی و فرعی معمولاً با یک ممیز از یکدیگر جدا می شوند. به عنوان مثال ۵/۷۱۲، بصورت پنج فرعی از هفتصد و دوازه اصلی خوانده می شود. این مرحله در قالب اجرای طرح کاداستر (نقشه ثبتی براساس نقشه هوایی)، بصورت صدور سند تک برگی رایانه ای همراه با بارکد غیر فابل جعل در آمده و می رود که سندهای منگوله دار دفترچه ای را منسوخ نماید.
لازم به ذکر است به هر ملکی که تفکیک و یا افراز شود پلاک فرعی داده می شود. مانند تفکیک آپارتمان ها که دارای یک پلاک اصلی و چندین پلاک فرعی می باشند.
البته فرق بین افراز و تفکیک در نوشتار مستقلی بیان شده، لیکن معمولاً مالکان در افراز از یک نفر بیشتر است ولی در تفکیک ممکن است مالک یک نفر باشد و یا ممکن است چندین نفر باشد. در تفکیک باید کل مالکان با تفکیک موافق باشند و در دسترس باشند ولی در افراز نیاز به اجازه کل آنها نیست.