مراحل رسیدگی به درخواست افراز در اداره ثبت و مسائل آن

براساس قانون افراز و فروش املاک مشاع مصوب 1357، مرجع صالح جهت درخواست افراز املاکی که به ثبت رسیده اند، اداره ثبت محلی است که ملک  درمحدوده آن واقع شده است. در واقع متقاضی افراز باید توجه داشته باشد که اگر جریان ثبت ملک خاتمه یافته است، چه دردفتر املاک ثبت شده باشد یا نه، صرفا باید  به اداره ثبتی که ملک در محدوده ان قرار دارد رجوع نماید واز مراجعه به مراجع دادگستری خودداری نماید، زیرابه موجب قانون در چنین وضعیتی، تنها مرجع رسیدگی، اداره ثبت اسناد واملاک می باشد وفقط در مواردی اندک و خاص، مراجع قضایی را صالح به رسیدگی دانسته است و این موارد عبارتنداز اینکه؛ چنانچه در بین مالکین، افراد صغیر ومحجوری باشد، ویا چنانچه جریان ثبتی ملک خاتمه نیافته باشداز اداره ثبت  سلب صلاحیت شده، در یک مورد دیگرهم مراجع قضایی به موجب قانون صالح به رسیدگی می باشند، وآن هم با توجه به اینکه تصمیم مسئول واحد ثبتی یک تصمیم اداری است به شرکاء مشاعی این حق داده شده تا ظرف مهلت قانونی بتوانند در دادگاه عمومی به تصمیم واحد ثبتی اعتراض نمایند.

با توجه تغییر الگوی مسکن و روند رو به رشد درخواست های افرازو هم چنین جلوگیری از سلیقه ای عمل نمودن واحد های ثبتی، لزوم بازنگری دقییق و صریح در مقررات قانونی وآئین نامه اجرائی قانون به جهت ایجاد رویه واحد ضروری می باشد.

درخواست افراز

رسیدگی به افراز در ادارات ثبت با درخواست متقاضی افراز جریان پیدا می‌کند و هر چند درخواست افراز توسط برگه‌های چاپی دادخواست امری معمول است، ولی به نظر می‌رسد قانوناً نیازی به استفاده از برگه‌های چاپی دادخواست نیست. قانون افراز و فروش املاک مشاع و آیین‌نامه آن نیز همه جا سخن از «درخواست افراز» به میان آورده‌اند و اشاره‌ای به لزوم تقدیم دادخواست نکرده‌اند و آنچه مسلم است این که برگه‌های دادخواست برای طرح دعوی در محاکم بر طبق آیین دادرسی مدنی لازم است و در غیر آن موارد، لزوم آن نیاز به تصریح قانونگذار دارد که حسب فرض در این مورد منتفی است.

 

شرایط درخواست افراز

آنچه که شریک یا شرکای ملک مشاع از اداره ثبت مبنی بر افراز ملک خود تقاضا می‌کنند باید حاوی یک سری نکاتی باشد که کامل بودن این درخواست در جهت افزایش سرعت و دقت مأمورین ثبتی، مؤثر در عمل می‌باشد. بنابراین شرایط یک درخواست کامل به شرح ذیل می‌باشد؛

1- مشخصات کامل شریک یا شرکای متقاضی افراز و نشانی دقیق اقامتگاه یا محل کار آنها از جهت سهولت در امر ابلاغ اخطاریه‌های صادره.

2- مشخصات کامل شریک یا شرکای دیگر و نشانی دقیق اقامتگاه یا محل کار آنها.

3- میزان مالکیت و سهم متقاضی افراز.

4- میزان مالکیت و سهم شریک یا شرکای دیگر.

5- دلایلی که حاکی از سهم مالکانه متقاضی، در ملک مورد درخواست افراز است. دلایل مزبور در مورد املاک ثبت شده رونوشت سند مالکیت سهم مشاع از ملک یا سند رسمی خریداری ملک خواهد بود.

6- ارائه گواهی پایان ساختمان یکی از مدارک لازم جهت رسیدگی به افراز املاکی است که در آنها مستحدثات وجود دارد و به پیوست تقاضای افراز باید به اداره ثبت ارائه گردد، چرا که تصمیم در مورد افراز یا عدم افراز ملک که در آن احداث اعیان شده باشد مستلزم بررسی همه جانبه و تعیین تعداد اعیانی از نظر رعایت حقوق مالکین مشاعی است.

 

اقدامات واحد ثبتی محل در رسیدگی به افراز

مسؤول واحد ثبتی محل، دستور ثبت تقاضای افراز را در دفتر اندیکاتور صادر و سپس آن‌را به یکی از نمایندگان واحد ثبتی ارجاع می‌دهد، پس از ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور، تقاضای مربوطه جهت پیوست نمودن پرونده برای تحویل به نماینده منتخب به بایگانی ارسال می‌گردد.

نماینده در جهت احراز مراتب چنانچه ملک دارای سابقه ثبتی بوده و سند مالکیت داشته باشد ضمن استعلام از دفتر املاک، دیگر نیازی به بررسی مجدد ندارد و اگر ملک در جریان ثبتی باشد نماینده موظف است با مطالعه پرونده ثبتی شرایط لازم را برای افراز بررسی نموده سپس به منظور ادامه این عملیات مراتب را در گزارشی برای مسؤول واحد ثبتی ارسال می‌دارد. مزیت این امر این است که در ابتدای امر مشخص می‌شود که رسیدگی به درخواست افراز در صلاحیت اداره ثبت می‌باشد یا خیر.

بدین‌ترتیب، جریان رسیدگی به افراز مال مشاع در اداره ثبت شروع خواهد شد سپس نماینده ثبت پس از مطالعه پرونده ثبتی و بررسی شرایط لازم برای افراز، مراتب را به مسؤول واحد ثبتی، گزارش می‌دهد، چنانچه مسؤول واحد ثبتی، پایان یافتن جریان ثبتی، ملک و احراز دیگر شرایط لازم را تأیید کند، مطابق ماده 3 آیین‌نامه[4] مراتب را به نقشه‌بردار اعلام می‌دهد، تا نسبت به ادامه عملیات افراز اقدامات لازم را به عمل آورد. نقشه‌بردار ثبت با صدور اخطاریه‌ای، که اخطاریه مرحله اول نام دارد به متقاضی و سایر مالکین مشاعی ملک ابلاغ می‌کند که در روز و ساعت معینی در محل ملک حاضر شوند تا به اتفاق نماینده ثبت و متقاضی افراز، صورت مجلس اولیه تنظیم و نقشه‌برداری و معاینه محل انجام گیرد. در اخطاریه‌های ارسالی قید می‌شود که عدم حضور هر یک از مالکان مانع از انجام عملیات نخواهد بود.

نحوه ابلاغ این اخطاریه و سایر اخطاریه‌ها مطابق قسمت اخیر ماده 6 آیین‌نامه قانون افراز و فروش املاک مشاع، مطابق با مقررات ابلاغ در آیین‌نامه اجرایی مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجراء می‌باشد.

پس از انجام صحیح ابلاغ اخطاریه‌ها و اعاده آنها از مرجع ابلاغ و هم‌چنین ضبط آنها در پرونده مورد نظر و ذکر این نکته که نماینده ثبت باید قبل از اعزام به محل با مشاهده متن رؤیت شده اخطاریه‌ها به مخاطبین و اینکه ابلاغ به آنها به نحو صحیح و قانونی انجام پذیرفته است، نماینده و نقشه‌بردار ثبت به اتفاق متقاضی و سایر شرکا در محل حاضر می‌شوند.

پس از حضور نماینده و نقشه‌بردار به اتفاق متقاضی افراز در محل با حدود مندرج در پرونده ثبتی ملک، ضمن مشخص کردن موقعیت پلاک مورد افراز با توجه به میزان سهم متقاضی و احیاناً تصرفات مفروزی وی، نسبت به ترسیم نقشه ملک مفروزی و باقی مانده اقدام کرده و با مشخص شدن هر یک از قطعات به تفکیک، مراتب را به صورت صورت‌مجلس تنظیم و به امضای نماینده و حاضران می‌رساند. در ضمن در صورت مجلس، تنظیم تاریخ مراجعه بعدی متقاضی برای اخذ تصویر نقشه افرازی و انجام ادامه عملیات افراز از جمله استعلام از ادارات ذی‌ربط مشخص می‌گردد.

 

وکیل حقوقی در مشهد: 09156024004

 

نکات مورد توجه

1- چنانچه ضمن رسیدگی به اقدامات افراز نقشه‌بردار متوجه عدم تطبیق حدود و مشخصات یا مساحت ملک با سند مالکیت گردد، به طوری که سند مالکیت احتیاج به اصلاح داشته باشد بدواً باید سند مالکیت مطابق وضع محل اصلاح و سپس نسبت به افراز ملک اقدام شود که با وجود مغایرت سند مالکیت با محل، اداره ثبت مجاز به افراز نیست.

 

چنانچه اصلاح سند مالکیت در قسمتی ( مثلاً در یک حد) از ملک لازم باشد و یکی از شرکا سهم مفروزی خود را در ازای سهم مشاعی در همان قسمت با وجود مغایرت بپذیرد چنان‌که موجبات تضییع حق سایر شرکا و غیر متصور نباشد رسیدگی به افراز و نهایتاً تصمیم به افراز ملک اشکالی نداشته و مالک می‌تواند نسبت به اصلاح سند مالکیت در آن قسمت که احتیاج به اصلاح دارد بعداً از اداره ثبت درخواست نماید.

 

2- ممکن است ضمن معاینه محل ملاحظه شود که حدود مشخص شده در سند مالکیت یا تحدید حدود انجام شده نسبت به املاکی که جریان ثبتی آنها خاتمه یافته با حدود تعرفه شده از ناحیه متقاضی مطابقت نداشته باشد هر چند نسبت به آن ملک سند مالکیت صادر نشده باشد.

در این گونه موارد، نماینده و نقشه‌بردار مراتب را صورت جلسه نموده و یا جریان را به مسؤول واحد ثبتی گزارش می‌دهند تا به منظور تطبیق حدود و مساحت و مشخصات ملک با محل موضوع از طریق هیئت نظارت مستقر در محل استان پیگیری می‌گردد. بدین ترتیب ممکن است رأی بر اصلاح سند مالکیت و دفتر املاک صادر گردد و اگر چنانچه تصحیح اشتباه، مخل به حق کسی باشد از صلاحیت هیئت نظارت خارج است و ذی‌نفع هدایت خواهد شد که به دادگاه مراجعه نماید و اداره ثبت پس از تعیین تکلیف نهایی دادگاه دستور رفع اشتباه را خواهد داد.

 

3- ممکن است زمین یا خانه‌ای که محصور است، بسته باشد و بدون بازکردن آن اظهار نظر کارشناسی ممکن نبوده و یا متصرف مانع از حضور نماینده و نقشه‌بردار ثبت برای انجام عملیات و پیاده کردن نقشه افزاری گردد.

درصورت وجود حالات یاد شده و با تقاضای متقاضی یا متقاضیان افراز از رئیس اداره ثبت، نامه‌ای خطاب به دادگستری محل وقوع ملک نوشته شده و تقاضای نمایندگی برای ورود به محل می‌گردد. پس از صدور اعطای نمایندگی، نماینده و نقشه‌بردار به اتفاق مأمور که از قوای انتظامی محل است معرفی شده و متقاضی به محل مراجعه نموده و اقدامات لازم را انجام می‌دهند.

در همین زمینه اداره حقوقی دادگستری طی نظریه شماره 2454/7ـ7/6/61 اعلام نموده:

«اگر ملک مورد افراز محصور و در آن بسته باشد و بدون باز نمودن در و رفتن به داخل آن امکان اظهار نباشد مسؤول امر می‌تواند از قوای انتظامی و از دادستان نیز درخواست اعزام نماینده بنماید».

 

4- چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد و فوق‌العاده مأموریت و هزینه سفر به نماینده نقشه‌بردار تعلق گیرد، متقاضی مکلف است آن را به حساب سپرده واریز نماید.

 

5- ـپس از این‌که نقشه‌بردار قطعات مورد افراز را با توجه به میزان مالکیت و تصرفات و رعایت حقوق مالکین برداشت و ترسیم نمود باید قطعات مفروزی را به نرخ منطقه‌ای ارزیابی نماید.

6- در معاینه محل لازم نیست که تمام شرکا در محل حضور یابند و اینکه در مادتین 3 و4 آیین‌نامه تصریح شده که معاینه محل باید با حضور شرکا و متقاضی و نماینده و نقشه‌بردار ثبت به عمل آید مبین این است که حضور تمام شرکا در هنگام معاینه محل الزامی است و عدم حضور آنها به رغم ابلاغ اخطاریه و استحضار از زمان و مکان اجرای قرار کارشناسی از موارد لغو تصمیم مسؤول واحد ثبتی نخواهد بود. در همین زمینه اداره حقوقی دادگستری طی نظریه شماره 2454/7ـ7/6/61 بیان داشته است؛ حضور تمام شرکا در موقع افراز ضرورت ندارد و چنانچه تا پایان کار در محل حاضر بودند نقشه ترسیمی و صورت مجلس باید به امضای آنها برسد.

 

7- سهم هر مالک مشاع که در ازای حصه مشاع به صورت مفروز در سهم اختصاصی او قرار می‌گیرد باید معادل مقداری باشد که در کل ملک دارا بوده و چنانچه با توجه به تصرف و یا شرایط و احوال دیگر سهم بیشتر یا کمتری به او تعلق گرفته باید زیادت و کسری تقویم شود و به نحوی باشد که تضییع حقی صورت نگیرد. به طور مثال اگر یکی از شرکا صاحب 100 متر از ملک مشاع باشد، ولی اقدام به ساخت 120 متر بنا نموده باشد هنگام افراز اگر 20 متر اضافه در محل حیاط باشد می‌توان آن را جدا کرد و به بقیه شرکا داد اما اگر نتوان 20 متر را جدا کرد و جدا کردن آن مستلزم تخریب منزل باشد، میزان 20متر بر اساس قیمت بازار نرخ گذاری می‌شود و از احداث کننده دریافت و به سایر اشخاص پرداخت می‌شود. گفتنی است که این امر باید با توافق سایر مالکین مشاع باشد، در غیر این‌صورت قلع و قمع مستحدثات اولویت دارد.

 

8- ارزش موقعیت سهم مفروزی: اگر در یک ملک مشاع که تقاضای افراز شده، نقاط مختلف آن از لحاظ ارزش و قیمت با هم برابر نیستند و قیمت یک منطقه چند برابر قیمت منطقه دیگر است هنگام افراز شرکا باید هم از نقاط ارزشمند و هم از نقاط کم ارزش تر به اندازه سهم خود بهره‌مند شوند.

9- افراز باید به ترتیبی باشد که اختلاف و ناسازگاری شرکا را از بین برده و حالت اشاعه را قطع کند و در مواردی که افراز سهم متقاضی به صورت قطعه‌ای مستقل و مطرح است افراز قطعه سهم متقاضی از کل پلاک و باقی گذاشتن باقیمانده در سهم بقیه شرکا ایراد ندارد اما وقتی افراز کل پلاک مورد تقاضا است باید اختصاص دادن تمام قطعات مفروزی به شرکا مقدور بوده و باقی گذاشتن یک قطعه به صورت مشاع بین آنان صحیح به نظر نمی‌رسد. زیرا در این‌صورت رابطه حقوقی و اشاعه مجدداً باقی خواهد ماند و این برخلاف مقتضای هدف افراز است.

 

10- در افراز نمی‌توان یکی از شرکا را از حصه ملکی کلاً محروم و سهم وی را به پول یا مال منقول تقویم کرد. زیرا افراز، تقسیم مال غیرمنقول است؛ با توجه به عدم رضایت شرکا برای ادامه اشتراک و مال منقول در آن دخالت ندارد که در این‌صورت ماهیتاً سهم ساقط شده به سایر شرکا انتقال یافته و موجبات تضییع حق سهامدار را فراهم می‌آورد.

 

11- رسیدگی به درخواست افراز مستلزم رعایت تشریفات قانونی افراز و فروش املاک مشاع و آیین‌نامه آن است و هر گونه اعتراض به اقدام اداره ثبت پس از تصمیم مسؤول واحد ثبتی در مراجع قضایی قابل رسیدگی است. لذا تمام مراحل پیش بینی شده در قانون و آیین‌نامه باید طی شود تا مسؤول واحد ثبتی بتواند افراز یا عدم افراز ملک را به صورت تصمیم یا به صورت مجلس به پیوست مدارک لازم دیگر به مالکین مشاع ابلاغ نماید. اعلام عدم موافقت شهرداری یا کافی نبودن مساحت ملک برابر ضوابط و مقررات و مواردی از این قبیل، دلیل کافی برای عدم لزوم رعایت تشریفات مقرر در قانون نیست و تصمیم و صدور رأی عدم افراز با وجود چنین مدارکی نیز مستلزم طی تشریفات مقرر در قانون و آیین‌نامه می‌باشد.

در همین زمینه اداره حقوقی دادگستری طی نظریه شماره 1828/7ـ3/4/68 اعلام نموده است:

«چنانچه اعلام نظر شهرداری بر غیرقابل افراز بودن ملک از طرف اداره ثبت به مالکین به نحوی باشد که بتوان به آن تصمیم واحد ثبتی تلقی نمود، در این صورت اگر در مهلت مقرر نسبت به آن اعتراض نشود دادگاه می‌تواند بر مبنای آن دستور فروش بدهد و الاّ صرف تصمیم اعلام نظر شهرداری، تصمیم واحد ثبتی تلقی نمی‌شود تا بتوان طبق ماده 4 قانون افراز و فروش املاک مشاعی بر مبنای آن دستور فروش صادر نمود».

 

12- هر اقدامی در جهت صدور اسناد مالکیت مفروزی به نام سهامداران باید بعد از انقضای مهلت قانونی اعتراض و با ابطال سند مالکیت سهم مشاعی آن‌ها باشد.

 

13- شایسته است افراز بر‌اساس محل تصرفات شرکا انجام می‌گیرد. اگر شخص به عنوان یکی از شرکا در محلی از ملک مشاع، مبادرت به ساخت منزلی نموده است و همان ملک را افراز نمایند، هنگام عملیات افراز سهم شخص از همان محلی که منزل را بنا نموده تعیین گردد بدیهی است این امر نیز نیاز به توافق سایر شرکا دارد.

یادآوری: باید توجه داشت که در افراز فقط سهم خواهان جدا می‌شود و سهام بقیه شرکا مشاع باقی می‌ماند و نقشه و حدود جدید برای قسمت جدید ترسیم و مابقی با حدود اصلاح شده مشاع است.

 

14- ضرورت استفاده از نقشه کاداستر زمان افراز و تفکیک املاک

توسعه و تغییر حریم شهرها در ابعاد فیزیکی به علت رشد و ازدیاد جمعیت و فراگیری زمین‌ها و اراضی کشاورزی و مزروعی اطراف شهرها و تغییر بافت آنها به محل‌های سکونت، ایجاد مستحدثات و کارخانجات بزرگ، راه‌ها و توسعه بی وقفه این فرایند، گسترش لزوم نیاز و دسترسی به اطلاعات طبقه‌بندی شده‌ای را در مورد املاک و اراضی و مستندات ایجاد می‌کند که بتواند وضعیت املاک را از نظر مساحت و حدود و مقیاس هندسی جهت اقدامات طرح‌های عمرانی و تغییر و تحولات روز با حفظ حقوق مالکین فراهم و در اختیار متخصصان فن جهت استفاده قرار دهد.

مجموعه این اطلاعات هندسی که املاک و مستغلات که در نقشه‌ها با مقیاس بزرگ و همراه با مشخصه‌های لازم دیگر تهیه و طبقه‌بندی شده است و امکان شناسایی دقیق و منظم املاک را فراهم می‌آورد کاداستر نامیده می‌شود.

بنابراین، نظر به اینکه اغلب اختلافات ثبتی مربوط به حدود آنها می‌باشد و مندرجات دفتر املاک و اسناد مالکیت نیز نمی‌توانند رفع اختلاف بنمایند تهیه نقشه کاداستر ضروری به نظر می‌رسد.

 

15- ضرورت قید شماره فرعی در صورت‌ مجلس افراز

اسناد مالکیت اراضی و باغات و مزارع شهرها و روستاها که با ثبت عمومی و طبق مقررات ماده 21 قانون ثبت صادر شده‌اند معمولاً مساحت‌های وسیع داشته به‌طوری که هر منطقه و یا بخش و یا روستا تحت یک پلاک اصلی و به نام یک یا چند نفر است.

برای جلوگیری از هر گونه اشتباه در صدور سند مالکیت، به قطعات تفکیکی یا افرازی شماره فرعی اختصاص می‌یابد و مسؤول مربوطه باید به طور حتم شماره فرعی را در صورت مجلس مقابل قطعه قید نماید و قبل از ثبت پیش‌نویس سند مالکیت در دفتر املاک ستون انتقالات دفتر املاک ملک مورد افراز باید از نظر تکمیل ایادی مالکیت انتقال دهنده و فسخ اسناد رهنی و شرطی به وسیله متصدی دفتر املاک کاملاً کنترل شود و پس از اطمینان از تکمیل ثبت اسناد رهنی و شرطی و اینکه قبلاً برای قطعه مورد نظر سند صادر نشده است خروجی را با ذکر شماره و مساحت و شماره دفتر خانه تنظیم‌کننده سند و شماره فرعی اختصاص یافته در ذیل ثبت ملک قید و آن گاه مبادرت به ثبت پیش‌نویس در دفتر املاک کند.

سهل‌انگاری و عدم رعایت دقت لازم و قید ننمودن شماره فرعی در مقابل قطعات تفکیکی یا افرازی یا بی نظمی در نوشتن خروجی‌های دفتر املاک باعث شده نسبت به قطعات اسناد مالکیت معارض صادر گردد. لذا با توجه به اهمیت مطلب و این که عدم قید شماره فرعی در صورت مجلس تفکیک یا صورت مجلس افراز و یا عدم رعایت نظم و ترتیب در قید خروجی‌ها باعث بروز مشکلاتی از جهت دسترسی سریع به پرونده‌هایی که با شماره فرعی از اصلی مجزا شده‌اند و هم‌چنین یکی از عوامل صدور اسناد مالکیت معارض است. شکی نیست، نوشتن شماره فرعی اختصاصی به هر قطعه در صورت مجلس افرازی و رعایت نظم و ترتیب در نوشتن خروجی‌های دفتر املاک در حین سادگی عمل واحدهای ثبتی را از وقوع اشتباه بر حذر می‌دارد و همواره دستیابی به پرونده‌های قطعات تفکیکی و مشخص نمودن صدور اسناد مالکیت برای آن‌ها را از طریق مراجعه به پرونده اصلی به سادگی مشخص و ممکن می‌سازد.

 

مشاوره آنلاین و حضوری با بهترین وکیل ملکی در مشهد 09156024004